Die Beschwerdemanagerinnen und -manager vermitteln zwischen Universität und Studierenden, indem sie die Beschwerde genau aufklären und eine konstruktive Lösung herbeiführen. Dabei kann es manchmal ausreichen, den Studierenden gezielt Informationen zur Verfügung zu stellen oder sie an spezialisierte Beratungsstellen zu vermitteln. Oftmals führt das Beschwerde­management aber mehrere Gespräche mit allen Betroffenen, bis es zu einer Lösung des Problems kommt.

Die Beschwerdemanagerinnen und -manager verpflichten sich, die Anliegen aus neutraler Perspektive zu behandeln. In ihrer Rolle als Vermittler nehmen sie weder einseitig die Position der Universität noch die der Studierenden ein. Sie stellen Transparenz für alle Verfahrensbeteiligten her und informieren die Beteiligten regelmäßig über den Stand der Dinge. 

Alle Beteiligten innerhalb eines Beschwerdeverfahrens genießen höchste Vertraulichkeit. Ohne Einwilligung werden durch die Beschwerdemanagerinnen und -manager keine personenbezogenen Informationen weitergegeben. Auch werden keine Schritte unternommen, die Rückschlüsse auf die Studierenden zulassen könnten, sofern die Studierenden dies nicht wünschen. Dies gilt auch über den Abschluss des einzelnen Beschwerdefalls hinaus.

Je nach Beschwerdeinhalt bzw. Verbesserungsvorschlag können sich Studierende an das Beschwerde­management in den Fakultäten oder an das zentrale Beschwerde­management wenden. Erste Anlaufstelle bei Schwierigkeiten im Lehr- und Studienbetrieb sind die Beschwerdemanager/innen in den Fakultäten bzw. Instituten. Die Studierenden können sich aber auch jederzeit an das zentrale Beschwerde­management wenden.

Jede Beschwerde, jeder Hinweis kann zur Verbesserung der Studienbedingungen und Studierbarkeit an der TU Dortmund beitragen. Daher werden die Beschwerden und Verbesserungs­vorschläge in anonymisierter Form dokumentiert, ausgewertet und in konkrete Maßnahmen zur Qualitätsentwicklung umgesetzt.